Quem se sente sobrecarregado costuma fazer multitarefas nos momentos menos adequados.

Vous abre três separadores ao mesmo tempo, responde a uma mensagem de voz enquanto faz scroll num ficheiro de Excel, ao mesmo tempo que tenta acompanhar uma reunião por vídeo a meio gás. A cabeça começa a andar à roda, os ombros ficam tensos. E, apesar desta agitação, às 17h a sensação é a mesma: nada de verdadeiramente importante avançou. Trabalhou o tempo todo, mas em tudo e em nada ao mesmo tempo. A verdade desconfortável é que as pessoas que se sentem sobrecarregadas não fazem multitasking a mais. Fazem multitasking no momento errado. E esse pormenor muda tudo.

Porque é que fazemos multitasking precisamente quando não devíamos

Quando a pressão sobe, o cérebro procura saídas rápidas. Atira-se ao que mexe mais: notificações, pedidos urgentes, a pequena tarefa rápida que dá a ilusão de progresso. Saltamos de uma coisa para outra como se fossem pedras escorregadias, sem nunca assentar o pé em lado nenhum a sério. No momento, isto dá uma falsa sensação de controlo. Marcamos coisas pequenas como feitas, respondemos a toda a gente, sentimo-nos “reactivos”. Mas, por baixo, há outra coisa: o medo de atacar a tarefa realmente difícil, a que exige concentração prolongada.

Todos já vivemos aquele momento em que abrimos um documento estratégico… e o fechamos ao fim de 30 segundos “só para responder a dois emails antes”. Esses dois emails viram dez, depois uma mensagem no Teams, depois uma pesquisa no Google, depois a notificação de uma encomenda entregue. Um estudo da Universidade da Califórnia já mostrava que cada interrupção custa, em média, 23 minutos para recuperar o nível de concentração inicial. Imagine essa soma repetida 20 vezes por dia. Não é só tempo perdido: é fadiga mental acumulada, que faz com que, a meio da tarde, já não haja energia para se concentrar em nada profundo.

A lógica por trás deste caos é bastante simples. O cérebro adora recompensa imediata e detesta desconforto cognitivo. Fazer multitasking com microtarefas - responder, verificar, clicar - é como engolir uma série de doces em vez de uma refeição a sério. Sentimo-nos ocupados, estimulados, às vezes até “produtivos”. Só que trabalhar numa tarefa complexa exige um modo totalmente diferente: tempo contínuo, sem micro-interrupções, com energia mental estável. Quando as pessoas sobrecarregadas fazem multitasking nesses momentos, destroem esse modo profundo. Deslocam a atenção no pior momento possível - aquele em que a continuidade faz toda a diferença entre avançar ou ficar a patinar. O problema não é apenas o multitasking, é o timing.

Aprender a escolher o bom momento para fazer várias coisas ao mesmo tempo

Fazer multitasking nem sempre é tóxico. O segredo é reservá-lo para tarefas mecânicas, rotineiras, que não precisam do cérebro a 100%. Ouvir um podcast enquanto dobra a roupa, dar respostas “sim/não” a convites durante um trajecto, organizar ficheiros enquanto está em espera ao telefone. Este tipo de dupla actividade assenta num princípio simples: só uma tarefa exige realmente pensamento; a outra é automática. Assim que há duas tarefas sérias ao mesmo tempo, a qualidade desaba e a fadiga sobe.

Uma dica concreta é dividir o dia em três categorias de momentos: foco profundo, logística leve, recuperação activa. Os períodos de foco profundo (muitas vezes de manhã para muita gente) são sagrados: uma única tarefa, notificações desligadas, poucos separadores abertos. A logística leve é o momento em que responde, organiza, acompanha - e aí pode existir multitasking controlado, em pequenos lotes. A recuperação activa são aqueles instantes em que faz algo manual ou repetitivo, deixando a mente vaguear ou alimentar-se suavemente. O objectivo não é ser um monge zen, mas escolher conscientemente o modo certo.

A armadilha clássica é deixar o dia decidir por si. O telemóvel vibra, então olha. A mensagem chega, então responde. Sem enquadramento, é sempre o pior momento que é invadido. É aí que a sensação de sobrecarga explode. Deixamos de mandar no que fazemos - e em quando. Quando começamos a dizer “agora estou em modo cérebro profundo, o resto espera 30 minutos”, a relação com o tempo muda. A agenda não se torna mágica, mas pelo menos cada modo tem o seu lugar, em vez de uma mistura permanente que esgota e ainda por cima dá culpa.

Micro-ajustes que mudam a sua relação com a sobrecarga

Um gesto muito concreto é planear as suas “janelas de distração autorizada”. Sim, a sério. Em vez de lutar o dia inteiro contra a vontade de abrir o Instagram ou responder instantaneamente a cada mensagem, decide de antemão: 10 minutos às 10h30, 10 minutos às 15h - é open bar de distrações e microtarefas. Fora desses períodos, está noutro modo. Este pequeno contrato consigo próprio tira boa parte da culpa e dá um enquadramento claro. É como dar um recreio ao seu cérebro hiperactivo.

Outro gesto: começar cada bloco de trabalho com uma frase escrita, simples, quase brutal. “Durante os próximos 25 minutos, só faço isto: finalizar a introdução do relatório.” Ter esta frase à vista serve de lembrete visual sempre que a mão escorrega para o telemóvel. Sejamos honestos: ninguém faz isto todos os dias, o ano inteiro. Mas mesmo que o faça duas vezes na semana, a sensação muda. Ganha pelo menos alguns momentos sem dispersão total, algumas provas de que consegue avançar a sério quando protege o timing certo.

Os erros mais frequentes são quase sempre os mesmos: acreditar que se “ganha tempo” ao responder instantaneamente a tudo; abrir o email mal acorda e dar ao mundo exterior o poder de decidir o seu humor; começar uma tarefa difícil sem fechar as outras janelas “para o caso de”; ou ainda julgar-se duramente quando a concentração falha, o que só adiciona uma camada de stress. O tom interior conta. Falar consigo como falaria com um amigo cansado, em vez de um empregado preguiçoso, já muda a forma como gere estes descarrilamentos.

“Multitasking is the opportunity to screw up more than one thing at a time.” - Steve Uzzell

• Criar um ritual de início de bloco: uma bebida, um temporizador, uma frase escrita. O cérebro associa esse pequeno ritual a “modo concentração”.
• Agrupar as tarefas “multi”: respostas rápidas, confirmações, reservas, mensagens. Tratá-las em lote, não uma a uma ao longo do dia.
• Proteger 1 a 2 blocos sem multitasking por dia: mesmo 25 minutos, duas vezes, fazem uma diferença clara na sensação de controlo.

Repensar o orgulho de estar “sobrecarregado” e o verdadeiro calma por trás disso

Há uma espécie de prestígio discreto em dizer que se está sobrecarregado, sempre a fazer mil coisas. Dá a impressão de ser solicitado, útil, indispensável. No entanto, por trás dessa imagem, muitos contam a mesma história: um cérebro em migalhas, noites em que se faz scroll sem saber o que se está a ver, noites em que os pensamentos andam às voltas. O desafio não é apenas optimizar listas de tarefas; é recuperar uma sensação mais simples: “o que estou a fazer agora é voluntário”. Não estar a ser puxado em pedaços por dez mini-prioridades contraditórias.

A calma, na vida real, não se parece com um retiro silencioso nas montanhas. Parece-se mais com alguém que, mesmo numa semana cheia, sabe dizer: agora, durante 30 minutos, este projecto fica à frente de tudo o resto. Depois, durante 15 minutos, volto a estar contactável, trato do ruído do mundo. E assim sucessivamente. Dá dias que não são perfeitos, mas são mais legíveis. Menos pequenas traições a si próprio do tipo “tinha prometido trabalhar nisto e, mais uma vez, não o fiz”.

Mudar o timing do multitasking não resolve todos os problemas de carga de trabalho - longe disso. Mas devolve alguma geografia ao seu dia: zonas para pensar a sério, zonas para reagir, zonas para respirar. Esse recorte, por imperfeito que seja, reduz o ruído mental. Abre espaço para sentir o que realmente o sobrecarrega… e o que vem apenas da forma como salta de uma coisa para outra. Muitas vezes é nessa pequena diferença que aparece uma primeira liberdade: a de escolher para onde vai a sua atenção, em vez de a deixar ser sugada no pior momento.

Ponto-chave	Detalhes	Porque é importante para os leitores
Separar “trabalho profundo” de tempo administrativo	Reserve 1–2 blocos por dia (30–60 minutos) para uma única tarefa exigente e empurre emails, chats e respostas rápidas para lotes administrativos separados.	Reduz a mudança constante de contexto, para que as tarefas grandes deixem de se arrastar durante dias e finalmente avancem.
Usar multitasking apenas em actividades de baixo risco	Combine uma tarefa automática (lavar roupa, deslocações, arrumar) com uma tarefa mental leve (podcast, notas de voz, mensagens rápidas), nunca duas tarefas complexas ao mesmo tempo.	Mantém a sensação de “aproveitar bem o tempo” sem queimar a energia mental necessária para trabalho sério.
Criar “janelas de distração” agendadas	Planeie 2–3 janelas curtas por dia para verificar redes sociais, notificações e mensagens não urgentes, em vez de reagir de imediato.	Devolve uma sensação de controlo e acalma a puxada constante para pegar no telemóvel a cada poucos minutos.

FAQ

• O multitasking é sempre mau para a produtividade? Nem sempre. O problema aparece sobretudo quando as duas tarefas exigem pensamento real. Combinar uma actividade simples, quase automática, com uma tarefa leve pode funcionar bem - desde que as suas horas-chave de trabalho fiquem protegidas.
• Como sei se estou a fazer multitasking na altura errada? Se está a tocar numa tarefa importante mas, em poucos minutos, continua a saltar para email, chat ou telemóvel, essa é a altura errada. Deve estar em modo de tarefa única sempre que um erro seria caro ou o trabalho exigir foco a sério.
• Qual é um primeiro passo realista para mudar hábitos? Escolha amanhã um bloco de 25 minutos e decida com antecedência o que vai fazer e o que vai ignorar. Silencie notificações, feche separadores extra e trabalhe apenas nisso. Trate-o como uma pequena experiência, não como uma mudança de vida.
• E se o meu trabalho exigir que eu esteja sempre disponível? Muitos cargos exigem muita reactividade, mas mesmo assim muitas vezes dá para negociar micro-janelas de foco. Por exemplo: 20 minutos em que os colegas sabem que está “de cabeça baixa”, seguidos de 10 minutos totalmente acessível.
• Porque é que me sinto mais cansado nos dias em que faço muito multitasking? Cada mudança obriga o cérebro a recarregar contexto, fazendo-o trabalhar mais para o mesmo resultado. Esse esforço invisível acumula-se - por isso dias dispersos deixam muitas vezes uma sensação de exaustão sem satisfação real.